Услуга для руководителей ветеринарных клиник
Аудит базы пациентов ветклиники
Выручка может расти, пока клиника теряет базу. Разбираем данные вашей МИС и показываем поимённо: кто не вернулся, к какому врачу, на каком шаге и сколько это стоит в рублях.
С чего всё начинается
Ваша клиника в зоне роста или в зоне убытка?
Выручка растёт, а количество новых пациентов стоит на месте — значит, вы растёте на чеке. Это конечный ресурс: он заканчивается, когда внешние точки роста исчерпаны, а внутренние никто не считал. Две линии на одном графике — единственный отчёт, который нужен, чтобы это увидеть.
Зона роста
- Первичных пациентов год к году больше
- Больше половины новых доходят до второго визита
- Возвращаемость по врачам ровная, без провалов
- Пациент переходит из терапии в диагностику и к узким специалистам по регламенту, а не по знакомству
- Ревакцинации и обработки доезжают в срок, засыпающих регулярно обзванивают
Аудит покажет, за счёт чего расти дальше и что тиражировать на всю команду.
Зона убытка
- Приток первички не меняется несколько лет
- Половина новых приходит один раз и исчезает
- Возвращаемость у врачей отличается вдвое, и никто не знает почему
- Реклама дорожает, поток тот же
- Решения принимаются по ощущению от расписания
Аудит покажет, сколько уже потеряно и что возвращать первым.
1 минута
Пять вопросов, чтобы понять свою зону
Отвечайте честно — результат видите только вы.
1. Что произошло с притоком новых пациентов за последние два года?
2. Знаете ли вы долю новых пациентов, которые дошли до второго визита?
3. Знаете возвращаемость по каждому врачу в отдельности?
4. Доход врача связан с тем, вернулся ли пациент?
5. Когда последний раз обзванивали тех, кто не был больше года?
Что мы слышим от руководителей
Шесть ситуаций, в которых мы были сами
Каждая из них закончилась цифрой, которую до разбора никто в клинике назвать не мог.
Сдал анализы и не вернулся
Владелец оплатил лабораторию, результат пришёл — и на этом всё. У «долгих» исследований (гистология, посев, ПЦР, гормоны) теряется каждый третий.
Из практики нашей сети: 731 визит из 2 619 за 45 днейПациент выходит без даты
На одной площадке две трети пациентов выходят из клиники без назначенной даты возврата, на соседней — меньше половины. Врачи одинаковые, поток одинаковый.
Из практики нашей сети: доля приёмов с будущей записьюВыручка держится на одном человеке
Четверть выручки площадки шла через одного врача. Он ушёл — и это стало видно только в отчёте следующего месяца.
Из практики нашей сетиКлиент звонил, ему не перезвонили
Среднее время до перезвона по пропущенному. За один день — 102 потерянных входящих. Каждый из них уже искал, куда везти животное.
Из практики нашей сетиНедовольны не лечением, а молчанием
Почти две трети жалоб квартала — «не дождался ответа». Не качество медицины, а скорость реакции. Это дешевле всего чинится.
Из практики нашей сети: разбор переписокПозиции прайса без единой продажи
Из 4 150 позиций справочника половина не продалась ни разу за год. Прайс превратился в архив, а закупка идёт по нему же.
Из практики нашей сетиСодержание аудита
Десять направлений разбора
Аудит базы пациентов отвечает на вопрос «почему не возвращаются». Мы добавляем к нему «почему не приходят» и «почему теряем внутри» — потому что в ветклинике деньги утекают в трёх местах сразу.
1. Судьба первички по каждому врачу
Сколько новых пациентов врач доводит до второго визита за 30, 60 и 90 дней. Двукратный разброс внутри одной клиники — норма, и он объясняет большую часть разницы в выручке.
2. Возврат после диагностики
Отдельный контур для лаборатории и визуальной диагностики: кто сдал и не вернулся, за сколько дней кривая возврата становится плоской, кто из врачей теряет пациентов на результатах.
только у нас3. Календарные поводы
Ревакцинация, обработки, диспансеризация, контроль хроника. В ветеринарии календарь жёсткий — «должен был прийти и не пришёл» вычисляется точно, а не оценивается на глаз.
ветеринарная специфика4. Засыпающие и потерянные
Кто перестал приходить 14–18 месяцев назад, по какому поводу был последний визит и что говорить при звонке. С риск-паспортом: из списка вычищаются те, чей питомец погиб.
только у нас5. Концентрация денег
Топ-5 % базы, которые дают непропорциональную долю выручки, и топ-врач, на котором держится площадка. Плюс поимённый список «постоянные, которые тихо пропали».
6. Вход: звонки и переписки
Пропущенные, время до перезвона, отказы по причине «не смогли принять» отдельно от «дорого» и «далеко», воронка потерь в чатах и мессенджерах.
7. Качество медкарты как причина невозврата
Есть ли в карте назначение и конкретная дата возврата — и как это связано с тем, вернулся ли пациент. Разбор карт делает языковая модель, а не выборка на десять штук.
только у нас8. Ёмкость и кадры
Загрузка врачей и слотов, отдача по дням недели на врача, кто выпал из строя и к кому при этом записаны клиенты. Сколько мощности стоит уход одного специалиста.
9. Прайс и склад
ABC/XYZ по номенклатуре, мёртвые позиции, неликвиды, деньги, замороженные на полке, и наценка, которая считается не по факту, а по упаковке.
10. Витрина снаружи
Карточки на Яндекс.Картах и 2ГИС, отзывы и ответы на них, конкуренты в вашем радиусе — по десяти категориям со скорингом. Разбор базы объясняет, почему уходят; витрина — почему не доходят.
Где именно теряется пациент
Шесть точек, и на каждой свой ответственный
Общая цифра «до нас не доходит половина» не лечится. Лечится конкретный шаг с конкретным именем.
Дозвонился
Трубку взяли, время нашлось, запись оформлена
Доехал
Подтвердил и явился — или стал неявкой
Получил назначение
Врач назвал следующий шаг и объяснил зачем
Вышел с датой
Запись на конкретный день оформлена до выхода из клиники
Вернулся
Дошёл до второго визита — та самая половина
Приехал по календарю
Ревакцинация, обработка, контроль хроника в срок
Находка, которая меняет приоритеты
Мы проверили гипотезу «пациенты не возвращаются, потому что врачи плохо пишут карты». Оказалось, у невернувшихся карта заполнена не хуже, чем у вернувшихся. Возврат обеспечивает не текст в карте, а названная дата в расписании: будущая запись была у 95,8 % вернувшихся против 5,3 % невернувшихся. Это меняет то, что вы требуете от врача завтра утром.
Из практики нашей сети, разбор 2 619 визитовРезультат
Что вы получаете на выходе
Не презентация «у вас всё плохо», а материал, с которым администратор садится за телефон в понедельник.
Поимённые списки
Пропавшие постоянные, засыпающие по поводам, не вернувшиеся после диагностики, пропущенные ревакцинации. С телефонами, поводом звонка и вычищенным риском.
Отчёт по всей базе
Жизненный цикл пациента, наборы по месяцу первого визита, сегменты, концентрация денег. Под каждым графиком — что за процесс за ним стоит и во сколько он обходится.
Таблица по каждому специалисту
Выручка, судьба первички, возвращаемость, неявки, доля приёмов с назначенной датой. Обычно это первое, что открывает руководитель, — и последнее, что он закрывает.
Дорожная карта
Что запускать первым, что вторым, кто исполнитель внутри клиники, какие показатели контролировать и на каком горизонте ждать эффект.
Сравнение с эталоном
Ваши показатели против рабочих значений сети и клиник клуба «Маяк», посчитанных по одной методике. Разрыв — в цифрах, а не в ощущениях.
Разбор с экспертом, 90 минут
Проходим выводы вместе с вами и вашей командой. Читать отчёт целиком не нужно — на встрече становится понятно, с чего начинать.
Стоимость
Три формата
Цена зависит от объёма базы, числа врачей и площадок, глубины истории и того, насколько легко выгружаются данные из вашей МИС.
- Все 10 направлений разбора
- Отчёт по базе + таблица по врачам
- Поимённые списки с риск-паспортом
- Дорожная карта внедрения
- Разбор с экспертом — 90 минут
- Сравнение площадок между собой
- Повторный замер через 3 месяца
- Всё из тарифа «Клиника»
- Разрез по направлениям и переходы между ними
- Сравнение площадок и смен между собой
- Аудит входящего потока: звонки и переписки
- ABC/XYZ по прайсу и складу
- Разбор с экспертом — 2 встречи
- Повторный замер через 3 месяца
- Всё из тарифа «Клиника плюс»
- Сводный контур сети + разрез по каждому филиалу
- Миграция пациентов между филиалами
- Выгрузку берёт на себя наш инженер
- Контрольный замер через 3 месяца
- Сопровождение внедрения дорожной карты
Записаться на аудит
Оставьте заявку — созвонимся на 20 минут, поймём, есть ли что разбирать именно у вас, и назовём точную стоимость и срок. Первый созвон бесплатный и ни к чему не обязывает.
Что влияет на цену. Объём базы — основной множитель. Дальше: число площадок и направлений (каждое считается отдельным срезом плюс переходы между ними), глубина истории (длинная история — больше наборов для сравнения) и качество выгрузки из МИС. Если выгрузку делает ваш администратор по нашей инструкции — это входит в цену; если данные приходится доставать инженеру — считается отдельно.
Берём две клиники в месяц. Аудит — это три недели работы аналитика, а не отчёт по шаблону. Если очередь занята, скажем об этом на первом созвоне.
Как это устроено
Четыре шага и минимум вашего времени
Договор и NDA
Подписываем соглашение о неразглашении до того, как вы передадите первый файл.
Сбор данных
Выгрузка из МИС по нашей инструкции плюс одно интервью с руководителем и управляющей.
Разбор
25+ разрезов базы, проверка находок на пересечениях, расчёт денег по каждой точке утечки.
Итог
Отчёт, поимённые списки, дорожная карта и живой разбор с вашей командой.
времени администратора или IT-специалиста на выгрузку. Не умеете выгружать — сделаем сами.
одно интервью с руководителем: что болит, что уже пробовали, какие решения на столе.
контактное лицо на время аудита. Команду от работы не отрываем.
Данные
Как мы обращаемся с вашей базой
NDA до передачи
Соглашение о неразглашении подписывается раньше, чем вы отправите первую выгрузку.
Обезличенная выгрузка
Для аналитики ФИО владельцев не нужны — достаточно идентификатора. Поимённые списки собираются на вашей стороне по нашим ключам.
152-ФЗ
Работаем в контуре закона о персональных данных: состав выгрузки, хранение и удаление после аудита фиксируются договором.
Никаких сравнений «с соседями»
Ваши цифры не показываются другим клиникам. В общую базу сравнения попадают только обезличенные агрегаты и только с вашего письменного согласия.
Кто проводит аудит
Дмитрий Федосеев
Владелец сети ветеринарных клиник «Айболит Плюс», основатель клуба руководителей ветклиник «Маяк».
Каждый разрез этого аудита сначала был сделан на собственной сети — и каждый что-то вскрыл. Списки на обзвон, из которых пришлось вычищать погибших питомцев. Прайс, где половина позиций не продавалась год. Врач, на котором держалась четверть выручки площадки. Мы не пересказываем чужую методику: мы отдаём инструмент, которым сами каждую неделю управляем тремя клиниками.
Поэтому в отчёте нет общих слов. Есть цифры, имена и порядок действий.
Вопросы
Что спрашивают чаще всего
У нас «Ветменеджер» / Vetsoft / Инфовет / 1С. Подойдёт?
Да. Мы работаем с выгрузкой, а не с самой системой: нужны визиты, услуги в чеках, пациенты и владельцы (обезличенно), врачи и расписание. Под основные ветеринарные МИС у нас есть инструкция «что прислать». Если ваша система выгружает плохо или её нет в списке — выгрузку берёт на себя наш инженер, это отдельная строка сметы.
Вы сами сеть клиник. Зачем нам пускать вас в свою базу?
Честный вопрос, и мы отвечаем на него тремя вещами. Первое: NDA подписывается до передачи данных. Второе: для аналитики нужны обезличенные данные — ФИО владельцев и телефоны нам не нужны, поимённые списки собираются у вас по нашим ключам. Третье: по умолчанию мы не берём в работу клиники в зоне присутствия собственной сети — если ваш адрес рядом, скажем об этом сразу.
И встречный аргумент: именно потому, что мы сами клиника, мы знаем, где смотреть. Консультант, который никогда не закрывал смену, эти места не найдёт.
А если вы ничего не найдёте?
Такого пока не было — но если по итогам разбора мы не найдём точек роста на сумму, превышающую стоимость аудита, вы получите отчёт и наше объяснение почему, а деньги вернём. Это не маркетинговая гарантия: если клиника действительно в зоне роста, мы это просто скажем, и такой аудит стоит того, чтобы его услышать.
Что вы делаете с находками — внедряете сами?
Аудит заканчивается дорожной картой: что запускать первым, кто исполнитель внутри клиники, что контролировать. Дальше два пути. Внедрять самостоятельно — карта написана так, чтобы это было возможно. Или с сопровождением: через клуб «Маяк» либо отдельным договором на внедрение. Навязывать второе не будем — карта работает и без нас.
Нужно ли менять МИС или что-то устанавливать?
Нет. Аудит — разовая работа с выгрузкой. Ничего не устанавливается, доступ к вашей системе не требуется, работа клиники не останавливается.
У нас маленькая клиника и база всего пара тысяч пациентов. Есть смысл?
Есть, и часто больше, чем у крупной: на маленькой базе каждый потерянный постоянный пациент весит заметно. Но честно: если клиника работает меньше года, истории для наборов и кривой жизни не хватит — мы скажем об этом на первом созвоне и предложим вернуться позже, а не возьмём деньги.
Сколько времени займёт у нас?
1–2 часа на выгрузку, одно интервью на 60–90 минут, одно контактное лицо на связи. Всё остальное — наша работа. Финальный разбор — 90 минут с вами и теми, кого вы позовёте.
Можно взять только часть — например, только базу без склада?
Можно, но мы этого не советуем. Больше половины находок появляется на стыке: пациент не вернулся, потому что не дозвонился; врач теряет первичку, потому что стоит в неудобной смене; направление не растёт, потому что нужного препарата не было на полке. Разобранные по отдельности, эти вещи выглядят как «ну бывает».
Заявка
Посмотрим на ваши цифры
Оставьте контакты — созвонимся на 20 минут, поймём, есть ли в вашей ситуации что разбирать, и назовём точную стоимость и срок. Если аудит вам не нужен, скажем и это.
- — Первый созвон бесплатный и ни к чему не обязывает
- — NDA подписываем до передачи любых данных
- — Берём две клиники в месяц
Записаться на аудит
Заявка приходит лично Дмитрию. Ответим в течение рабочего дня.
или напишите напрямую в Telegram: @titancore
База уже всё про вас знает
В ней записано, кто не вернулся, к кому и когда. Вопрос только в том, читает ли кто-нибудь эту запись.
Записаться на аудит